KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w decydującą fazę. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców. Od lutego obowiązek obejmie największe firmy, a od kwietnia pozostałe podmioty. Brak przygotowania może powodować realne problemy z wystawianiem faktur, obiegiem dokumentów i rozliczeniami podatkowymi. Dlatego już teraz warto ustalić, kto w firmie będzie działał w KSeF i jakie dokładnie uprawnienia powinien mieć.
W tym artykule wyjaśniamy:
• jakie są rodzaje uprawnień w KSeF
• kto i jak może je nadawać
• jak bezpiecznie upoważnić biuro rachunkowe
• na co uważać, aby nie stracić kontroli nad fakturami
Kto może nadawać uprawnienia w KSeF?
Zasady nadawania uprawnień zależą od formy prowadzenia działalności.
- Osoby fizyczne (JDG)
W jednoosobowej działalności właściciel loguje się do systemu MCU (Ministerstwo Finansów) na przykład profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po zalogowaniu ma automatycznie uprawnienia właścicielskie i może samodzielnie nadawać dostęp innym osobom.
- Osoby prawne (spółki)
W spółkach proces jest bardziej formalny. Aby zalogować się do MCU i uzyskać uprawnienia właścicielskie, potrzebna jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA wskazującego osobę fizyczną pełniącą rolę właściciela w KSeF. Dopiero wtedy można przydzielać uprawnienia pracownikom i podmiotom zewnętrznym.
Rodzaje uprawnień w KSeF
W systemie funkcjonują trzy główne typy uprawnień:
• Uprawnienia do zarządzania dostępami w KSeF
Obejmują nadawanie, zmianę i odbieranie uprawnień innym osobom.
• Uprawnienia do faktur
Umożliwiają wystawianie faktur oraz przeglądanie i pobieranie dokumentów.
• Uprawnienia do samofakturowania
Pozwalają nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.
Możesz przekazać wszystkie uprawnienia jednej osobie lub tylko wybrane, zgodnie z zakresem jej obowiązków.
- Uprawnienia administracyjne – kiedy i komu?
To najsilniejszy rodzaj uprawnień. Osoba, która je otrzymuje, może nadawać innym dostęp do faktur, przekazywać uprawnienia do wystawiania faktur, uruchamiać samofakturowanie oraz przyznawać kolejne uprawnienia administracyjne.
Jak nadać w MCU?
• wybierz opcję Dodaj administratora
• wskaż jednostkę, której dotyczy uprawnienie
• wprowadź dane osoby fizycznej, która ma zostać administratorem
Rekomendacja bezpieczeństwa
Uprawnienia administracyjne powinny pozostać po stronie właściciela lub zarządu. Nadawaj je wyłącznie osobom w pełni zaufanym.
- Uprawnienia do faktur – standard dla księgowości i pracowników
Najczęściej wykorzystywane uprawnienia, które pozwalają wystawiać faktury oraz przeglądać lub pobierać dokumenty.
Jak nadać w MCU?
• wybierz Nadaj uprawnienia
• określ typ: osobie fizycznej lub podmiotowi
• określ zakres: wystawianie, dostęp lub oba łącznie
- Samofakturowanie – kiedy potrzebne?
Dotyczy współprac, w których nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy, na przykład przy stałych usługach B2B.
Jak nadać w MCU?
• wybierz Nadaj uprawnienia
• wskaż podmiot upoważniony do wystawiania faktur w trybie samofakturowania
• uzupełnij dane podmiotu lub osoby
Jakie uprawnienia nadaje się biuru rachunkowemu?
Najczęściej przekazuje się:
• dostęp do faktur w celu pobierania dokumentów do rozliczeń
• opcjonalnie uprawnienie do wystawiania faktur, jeśli biuro wykonuje to w imieniu klienta
Uprawnienia administracyjne zwykle pozostają po stronie właściciela lub zarządu.
Podsumowanie – co warto zrobić już teraz?
KSeF zmienia sposób zarządzania fakturami oraz odpowiedzialność wewnątrz firmy. Warto już dziś:
• ustalić, kto będzie wystawiał i odbierał faktury w KSeF
• przygotować bezpieczny model nadawania dostępów
• zdecydować, jakie uprawnienia przekażesz księgowości, biuru rachunkowemu i pracownikom
• sprawdzić, czy w przypadku spółki potrzebne jest ZAW-FA lub kwalifikowana pieczęć
Jeśli chcesz wdrożyć KSeF spokojnie i bez chaosu, zrób to z wyprzedzeniem.
Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy konfiguracji KSeF?
Skontaktuj się z nami. Pomożemy przygotować firmę na 2026 rok [Formularz]
