IT dla firmMicrosoft 365Oprogramowanie dla firmOutsourcing IT
OneDrive i SharePoint to nie to samo
W wielu firmach po wdrożeniu Microsoft 365 pojawia się podobny problem: dokumenty są „w chmurze”, ale nikt do końca nie wie, gdzie powinny być przechowywane. Część plików trafia do OneDrive, część do SharePoint, część do Teams, część zostaje na komputerach, a część nadal krąży jako załączniki w poczcie.
Na początku działa to wygodnie. Każdy zapisuje pliki tam, gdzie mu najłatwiej. Problem pojawia się później: ktoś odchodzi z firmy, ktoś nie ma dostępu do dokumentu, kilka osób pracuje na różnych wersjach pliku, foldery są udostępniane przypadkowym linkiem, a ważne dokumenty firmowe znajdują się na prywatnym OneDrive pracownika.
Dlatego warto jasno ustalić zasadę:
OneDrive służy głównie do plików osobistych użytkownika, a SharePoint do plików zespołowych i firmowych.
To proste rozróżnienie porządkuje większość problemów.
Do czego służy OneDrive w firmie?
OneDrive w Microsoft 365 to przestrzeń plików przypisana do konkretnego użytkownika. Można traktować ją jako firmowy, chmurowy folder pracownika.
Dobrze sprawdza się do:
- dokumentów roboczych,
- notatek użytkownika,
- plików przygotowywanych przed udostępnieniem zespołowi,
- prywatnych materiałów służbowych,
- wersji roboczych ofert,
- indywidualnych raportów,
- plików synchronizowanych z komputerem,
- szybkiego udostępnienia jednego dokumentu konkretnej osobie.
Przykład: handlowiec przygotowuje wstępną wersję oferty. Dopóki dokument jest jego roboczym materiałem, może trzymać go w OneDrive. Jeżeli oferta ma być używana przez cały dział handlowy, przejść przez akceptację albo być dostępna po odejściu pracownika, powinna trafić do SharePoint.
Najważniejsze: OneDrive jest wygodny, ale jest powiązany z konkretnym użytkownikiem. To nie jest najlepsze miejsce na stałe dokumenty działu, procedury, umowy, wzory dokumentów ani pliki, do których firma musi mieć łatwy dostęp niezależnie od jednej osoby.
Do czego służy SharePoint?
SharePoint to miejsce na dokumenty zespołowe i firmowe. Można go traktować jako nowoczesny odpowiednik firmowego dysku sieciowego, ale z lepszą integracją z Microsoft 365, Teams, uprawnieniami, wersjonowaniem i pracą współdzieloną.
SharePoint dobrze sprawdza się do:
- dokumentów działowych,
- folderów projektowych,
- procedur firmowych,
- umów i wzorów dokumentów,
- materiałów handlowych,
- dokumentów księgowych,
- plików działu kadr,
- instrukcji wewnętrznych,
- wspólnych cenników,
- dokumentacji technicznej,
- plików zespołów Teams,
- materiałów, które mają zostać w firmie po odejściu pracownika.
Jeżeli dokument jest własnością firmy, zespołu albo działu, powinien być w SharePoint, nie na OneDrive jednej osoby.
A gdzie w tym wszystkim Teams?
Teams i SharePoint są mocno połączone. W praktyce pliki udostępniane w zespole Teams są przechowywane w SharePoint. Użytkownik widzi je w Teams, ale technicznie są częścią biblioteki dokumentów SharePoint.
To ważne, bo wiele firm myśli, że ma trzy osobne miejsca na dokumenty:
- OneDrive,
- SharePoint,
- Teams.
W praktyce Teams jest często wygodnym interfejsem do pracy zespołowej, a SharePoint miejscem przechowywania plików tego zespołu.
Przykład:
- pliki wrzucone do kanału zespołu w Teams trafiają do SharePoint,
- pliki prywatnie udostępnione w czacie mogą pochodzić z OneDrive,
- dokumenty zespołu powinny być porządkowane w strukturze SharePoint/Teams, a nie w przypadkowych prywatnych folderach użytkowników.
Najprostsza zasada: moje, zespołowe, firmowe
Przy porządkowaniu dokumentów warto używać prostego podziału.
| Rodzaj dokumentu | Gdzie powinien być? | Przykład |
|---|---|---|
| Mój roboczy plik | OneDrive | szkic notatki, brudnopis oferty, prywatna lista zadań służbowych |
| Plik dla kilku osób | SharePoint albo Teams | dokument projektu, oferta do wspólnej edycji, plik działowy |
| Dokument firmowy | SharePoint | procedura, umowa, cennik, instrukcja, wzór dokumentu |
| Plik wysyłany klientowi | Zależnie od etapu | roboczo OneDrive, finalnie SharePoint lub system firmowy |
| Załącznik z poczty | Nie powinien zostać tylko w poczcie | trzeba zapisać go w odpowiednim miejscu |
| Dokument byłego pracownika | SharePoint lub archiwum firmowe | pliki projektowe, korespondencja, dokumentacja |
Jeżeli firma zapamięta tylko jedną zasadę, powinna być taka:
OneDrive jest dla użytkownika. SharePoint jest dla firmy i zespołów.
Kiedy używać OneDrive?
OneDrive ma sens wtedy, gdy dokument jest jeszcze osobisty, roboczy albo tymczasowy.
Warto używać OneDrive, gdy:
- pracujesz nad własnym szkicem,
- dokument nie jest jeszcze gotowy dla zespołu,
- chcesz mieć dostęp do plików z różnych urządzeń,
- potrzebujesz szybko udostępnić plik jednej osobie,
- zapisujesz własne notatki służbowe,
- tworzysz plik, który później trafi do SharePoint,
- synchronizujesz foldery z komputerem,
- pracujesz indywidualnie nad materiałem.
OneDrive nie powinien jednak stawać się prywatnym magazynem dokumentów firmowych. Jeśli plik jest ważny dla działu lub firmy, powinien zostać przeniesiony do właściwej lokalizacji w SharePoint.
Kiedy używać SharePoint?
SharePoint powinien być używany wtedy, gdy dokument nie należy już tylko do jednej osoby.
Warto używać SharePoint, gdy:
- plik dotyczy działu,
- plik dotyczy projektu,
- kilka osób ma pracować na tym samym dokumencie,
- dokument ma być dostępny po odejściu pracownika,
- potrzebne są uporządkowane uprawnienia,
- dokument jest częścią procedury,
- plik powinien mieć jedno oficjalne miejsce,
- firma chce ograniczyć wysyłanie załączników,
- dokument ma być widoczny w Teams,
- trzeba utrzymać porządek w wersjach.
Przykład: cennik, procedura obsługi klienta, wzór umowy, dokumentacja projektu i materiały marketingowe powinny być w SharePoint. Nie powinny leżeć na OneDrive jednej osoby, bo wtedy firma uzależnia dostęp do ważnych plików od konkretnego użytkownika.
Typowy błąd: dokument firmowy na OneDrive pracownika
To jeden z najczęstszych problemów w firmach korzystających z Microsoft 365.
Pracownik tworzy folder „Firma”, „Klienci”, „Oferty” albo „Dokumenty wspólne” na swoim OneDrive i udostępnia go innym osobom. Przez jakiś czas działa to poprawnie. Inni mają link, dokumenty się otwierają, można współpracować.
Problem pojawia się, gdy:
- pracownik odchodzi z firmy,
- konto zostaje zablokowane,
- licencja zostaje odebrana,
- linki przestają działać,
- ktoś przypadkowo usuwa folder,
- brakuje jasnego właściciela danych,
- administrator musi odzyskiwać dokumenty,
- nie wiadomo, kto ma dostęp do plików.
Jeżeli dokumenty są ważne dla firmy, nie powinny być zależne od prywatnej przestrzeni jednego użytkownika. Powinny być w SharePoint, z właściwymi uprawnieniami i właścicielem po stronie firmy.
Typowy błąd: za dużo udostępnionych linków
Drugim częstym problemem są linki udostępniane bez kontroli. Użytkownicy tworzą linki do plików i folderów, wysyłają je mailem, w Teams, przez komunikatory, a czasem także poza firmę.
Po pewnym czasie nikt nie wie:
- kto ma dostęp do dokumentu,
- czy link nadal działa,
- czy dostęp ma osoba spoza firmy,
- czy link jest tylko do odczytu,
- czy można edytować plik,
- kto jest właścicielem dokumentu,
- gdzie znajduje się aktualna wersja.
Udostępnianie linkiem nie jest złe samo w sobie. Problemem jest brak zasad. Firma powinna ustalić, kiedy można udostępniać pliki linkiem, komu, na jak długo i z jakimi uprawnieniami.
Typowy błąd: wiele wersji tego samego dokumentu
Jeżeli dokumenty są wysyłane jako załączniki, szybko powstaje chaos:
- oferta_final.docx,
- oferta_final_poprawiona.docx,
- oferta_final_ostateczna.docx,
- oferta_final_ostateczna_NOWA.docx,
- oferta_po_poprawkach_klienta.docx.
W OneDrive i SharePoint można pracować na jednym dokumencie, z historią wersji i współpracą wielu osób. Warunek jest jeden: plik musi znajdować się w odpowiednim miejscu, a użytkownicy muszą mieć jasną zasadę pracy.
Dla dokumentów zespołowych najlepiej używać SharePoint lub Teams, a nie przesyłać kolejne wersje jako załączniki w poczcie.
Jak uporządkować dokumenty w Microsoft 365?
Porządkowanie plików nie powinno zaczynać się od technicznej migracji. Najpierw trzeba ustalić logikę pracy.
Warto odpowiedzieć na pytania:
- Jakie działy mają mieć swoje miejsca na dokumenty?
- Jakie projekty wymagają osobnych przestrzeni?
- Kto ma mieć dostęp do dokumentów handlowych?
- Kto ma mieć dostęp do dokumentów księgowych?
- Jak przechowywać umowy?
- Gdzie trzymać wzory dokumentów?
- Co zrobić z dokumentami byłych pracowników?
- Jak długo przechowywać dane?
- Kto zatwierdza dostęp zewnętrzny?
- Jak ograniczyć chaos w linkach?
- Jak opisywać foldery?
- Jakie dokumenty powinny zostać poza Microsoft 365?
Dopiero potem warto tworzyć strukturę SharePoint, zespoły Teams, biblioteki dokumentów i zasady udostępniania.
Przykładowa struktura SharePoint dla małej firmy
Nie każda firma potrzebuje skomplikowanego intranetu. Często wystarczy prosty i logiczny podział.
Przykładowe obszary:
- Zarząd,
- Administracja,
- Handel,
- Księgowość,
- Kadry,
- Marketing,
- Projekty,
- Serwis,
- Dokumenty firmowe,
- Wzory dokumentów,
- Procedury,
- Archiwum.
Nie chodzi o to, żeby tworzyć dziesiątki folderów bez potrzeby. Chodzi o to, żeby użytkownik wiedział, gdzie ma zapisać dokument i gdzie ma go później szukać.
Uprawnienia: osoby, grupy i działy
Największy chaos powstaje wtedy, gdy dostęp do dokumentów jest nadawany pojedynczym osobom bez żadnej logiki. Jedna osoba ma dostęp przez link, druga przez grupę, trzecia przez folder, czwarta przez Teams, a piąta przez przypadkowe udostępnienie.
Lepsze podejście to nadawanie uprawnień przez grupy i działy.
Przykład:
- dział handlowy ma dostęp do dokumentów handlowych,
- księgowość ma dostęp do dokumentów księgowych,
- zarząd ma dostęp do dokumentów zarządu,
- projekt ma własną przestrzeń dla zespołu projektowego,
- dostęp zewnętrzny jest nadawany tylko wtedy, gdy jest potrzebny.
Dzięki temu łatwiej odebrać dostęp po odejściu pracownika. Wystarczy usunąć osobę z odpowiednich grup, zamiast ręcznie szukać wszystkich linków i folderów.
Więcej o odbieraniu dostępów opisaliśmy w artykule Onboarding i offboarding pracownika w IT. Jak bezpiecznie nadać i odebrać dostęp?.
Co z dokumentami byłego pracownika?
Odejście pracownika to dobry test porządku w plikach. Jeżeli po jego odejściu firma nie wie, gdzie są oferty, umowy, raporty i dokumenty klientów, to znaczy, że pliki były źle zorganizowane.
Ważne dokumenty nie powinny zostawać wyłącznie na OneDrive pracownika. Przed zablokowaniem lub usunięciem konta trzeba sprawdzić:
- które pliki są firmowe,
- które dokumenty trzeba przenieść do SharePoint,
- kto powinien przejąć dostęp,
- czy są aktywne udostępnienia zewnętrzne,
- czy w OneDrive nie ma dokumentów projektowych,
- czy trzeba zachować archiwum,
- czy odebrano dostęp do Teams i SharePoint,
- czy usunięto niepotrzebne linki.
Jeżeli firma dobrze używa SharePoint, odejście pracownika jest mniej problematyczne. Dokumenty zespołowe nadal są w miejscu zespołu, a nie na koncie konkretnej osoby.
OneDrive i SharePoint a bezpieczeństwo
Microsoft 365 daje wiele narzędzi do bezpiecznej pracy na plikach, ale ich skuteczność zależy od konfiguracji i zasad w firmie.
Warto zadbać o:
- MFA dla użytkowników,
- osobne konta administratorów,
- ograniczenie dostępu zewnętrznego,
- przegląd linków udostępnionych poza firmę,
- sensowną strukturę SharePoint,
- uprawnienia przez grupy,
- kontrolę kont byłych pracowników,
- backup Microsoft 365,
- dokumentację zasad pracy na plikach,
- szkolenie użytkowników.
Samo przeniesienie plików do chmury nie rozwiązuje problemu bezpieczeństwa. Trzeba jeszcze wiedzieć, kto ma dostęp, gdzie są dokumenty i jak je odzyskać po błędzie lub incydencie.
Więcej o backupie danych w Microsoft 365 opisaliśmy w artykule Backup Microsoft 365. Czy OneDrive, SharePoint i Exchange wystarczą jako kopia zapasowa?.
Czy SharePoint może zastąpić dysk sieciowy?
W wielu firmach tak, ale nie zawsze jeden do jednego.
SharePoint może dobrze zastąpić dysk sieciowy, gdy firma:
- pracuje na dokumentach Office,
- chce współpracy wielu osób,
- potrzebuje dostępu z różnych miejsc,
- chce ograniczyć VPN,
- chce mieć historię wersji,
- korzysta z Teams,
- chce lepiej kontrolować udostępnianie,
- chce uporządkować dokumenty działowe.
SharePoint nie zawsze będzie idealny, gdy firma ma:
- specjalistyczne programy wymagające lokalnych ścieżek,
- bardzo duże pliki robocze,
- aplikacje korzystające bezpośrednio z udziału SMB,
- skanery zapisujące wyłącznie do folderu sieciowego,
- starsze systemy wymagające lokalnego serwera plików.
Dlatego migrację z dysku sieciowego do SharePoint trzeba zaplanować. Nie chodzi o proste skopiowanie folderu „Dysk firmowy” do chmury. Trzeba uporządkować strukturę, uprawnienia i sposób pracy.
OneDrive i synchronizacja z komputerem
OneDrive umożliwia synchronizację plików z komputerem. To wygodne, bo użytkownik widzi dokumenty w Eksploratorze plików Windows i może pracować podobnie jak na lokalnych folderach.
Trzeba jednak pamiętać, że synchronizacja nie jest backupem i nie jest rozwiązaniem każdego problemu. Jeżeli użytkownik usunie plik albo zaszyfruje go złośliwe oprogramowanie, zmiana może zostać zsynchronizowana. Dlatego przy ważnych danych potrzebny jest także backup i procedura odzyskiwania.
W przypadku SharePoint również można synchronizować biblioteki dokumentów z komputerem, ale trzeba robić to rozsądnie. Synchronizacja bardzo dużych bibliotek lub wielu folderów dla wielu użytkowników może prowadzić do bałaganu i problemów z wydajnością.
Najczęstsze błędy firm przy OneDrive i SharePoint
Najczęstsze problemy to:
- trzymanie dokumentów firmowych na OneDrive pracownika,
- brak podziału na pliki osobiste i zespołowe,
- zbyt dużo linków udostępnionych poza firmę,
- brak zasad dla Teams i SharePoint,
- kopiowanie starego chaosu z dysku sieciowego do chmury,
- nadawanie dostępów pojedynczym osobom bez grup,
- brak właścicieli bibliotek dokumentów,
- brak procedury po odejściu pracownika,
- brak backupu Microsoft 365,
- brak szkolenia użytkowników,
- nieczytelne nazwy folderów,
- przechowywanie ważnych załączników wyłącznie w poczcie.
Największy błąd to założenie, że Microsoft 365 sam uporządkuje firmowe dokumenty. Narzędzia są dobre, ale trzeba je poprawnie wdrożyć.
Jak wdrożyć dobre zasady pracy z dokumentami?
Firma powinna mieć prostą instrukcję dla użytkowników. Nie musi to być długi regulamin. Wystarczy jasny zestaw zasad.
Przykład:
- Pliki robocze zapisujemy w OneDrive.
- Pliki zespołowe zapisujemy w SharePoint lub Teams.
- Dokumenty firmowe nie zostają na OneDrive pracownika.
- Nie wysyłamy kolejnych wersji pliku jako załączników, jeśli można pracować na jednym dokumencie.
- Dostęp zewnętrzny nadajemy tylko wtedy, gdy jest potrzebny.
- Ważne dokumenty zapisujemy w ustalonych bibliotekach.
- Po zakończeniu projektu dokumenty trafiają do archiwum.
- Po odejściu pracownika sprawdzamy jego OneDrive.
- Uprawnienia nadajemy przez grupy, nie przypadkowe linki.
- Regularnie sprawdzamy, kto ma dostęp do ważnych danych.
Takie zasady ograniczają chaos i ułatwiają pracę. Nie chodzi o utrudnianie użytkownikom życia, tylko o to, żeby firma wiedziała, gdzie są jej dokumenty.
Jak IT-LOGIC może pomóc?
IT-LOGIC pomaga firmom uporządkować dokumenty w Microsoft 365. Możemy sprawdzić, jak obecnie używane są OneDrive, SharePoint i Teams, gdzie pojawia się ryzyko oraz jak przygotować lepszą strukturę pracy na plikach.
Pomagamy między innymi w takich obszarach jak:
- audyt obecnego sposobu przechowywania dokumentów,
- uporządkowanie OneDrive, SharePoint i Teams,
- projekt struktury bibliotek dokumentów,
- konfiguracja uprawnień,
- ograniczenie udostępniania zewnętrznego,
- migracja danych z dysku sieciowego,
- przeniesienie dokumentów firmowych z OneDrive do SharePoint,
- konfiguracja MFA,
- backup Microsoft 365,
- procedura offboardingu użytkowników,
- szkolenie pracowników,
- stała obsługa Microsoft 365.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Microsoft 365 dla firm oraz outsourcing IT.
FAQ: OneDrive czy SharePoint
Czy OneDrive nadaje się do dokumentów firmowych?
Tak, ale głównie do dokumentów roboczych konkretnego użytkownika. Dokumenty działowe, projektowe i firmowe powinny być przechowywane w SharePoint lub Teams.
Czy SharePoint zastępuje dysk sieciowy?
W wielu przypadkach tak, szczególnie przy dokumentach Office, pracy zespołowej i dostępie z różnych miejsc. Nie zawsze zastąpi jednak systemy wymagające lokalnych udziałów sieciowych lub specjalistyczne aplikacje.
Gdzie trzymać pliki działu handlowego?
Najlepiej w SharePoint lub zespole Teams powiązanym z działem handlowym. OneDrive pojedynczego handlowca nie powinien być głównym miejscem na dokumenty działowe.
Gdzie trzymać prywatne pliki robocze pracownika?
W OneDrive. To dobre miejsce na własne notatki, szkice i dokumenty, które nie są jeszcze oficjalnymi plikami firmowymi.
Czy pliki z Teams są w SharePoint?
Tak, w praktyce pliki zespołu Teams są przechowywane w SharePoint. Teams jest wygodnym miejscem pracy, ale dokumenty zespołowe znajdują się w bibliotece SharePoint.
Co zrobić z plikami na OneDrive byłego pracownika?
Trzeba sprawdzić, które dokumenty są firmowe, przenieść je do odpowiedniego miejsca, nadać dostęp właściwym osobom i dopiero potem porządkować konto użytkownika.
Czy synchronizacja OneDrive jest backupem?
Nie. Synchronizacja ułatwia dostęp do plików, ale nie zastępuje kopii zapasowej. Błąd, usunięcie lub zaszyfrowanie plików może się zsynchronizować.
Czy warto szkolić pracowników z OneDrive i SharePoint?
Tak. Nawet najlepsza konfiguracja nie wystarczy, jeśli użytkownicy nie wiedzą, gdzie zapisywać dokumenty i jak bezpiecznie je udostępniać.
Krótki słownik pojęć
OneDrive
Przestrzeń plików przypisana do konkretnego użytkownika w Microsoft 365. Najlepiej sprawdza się przy plikach osobistych i roboczych.
SharePoint
Platforma do przechowywania i współdzielenia dokumentów firmowych oraz zespołowych.
Teams
Narzędzie do komunikacji i pracy zespołowej. Pliki zespołów Teams są powiązane z SharePoint.
Biblioteka dokumentów
Miejsce w SharePoint, w którym przechowywane są pliki i foldery.
Uprawnienia
Zasady określające, kto może odczytywać, edytować lub udostępniać dokumenty.
Link udostępniania
Odnośnik pozwalający innym osobom uzyskać dostęp do pliku lub folderu.
Synchronizacja
Mechanizm pokazujący pliki z chmury na komputerze użytkownika, np. w Eksploratorze plików Windows.
Backup Microsoft 365
Kopia zapasowa danych z Microsoft 365, obejmująca np. Exchange Online, OneDrive i SharePoint.
Podsumowanie
OneDrive i SharePoint pełnią różne role. OneDrive jest dobrym miejscem na pliki robocze konkretnego użytkownika. SharePoint powinien być miejscem na dokumenty firmowe, działowe i projektowe. Teams może służyć jako wygodny interfejs pracy zespołowej, ale jego pliki są powiązane z SharePoint.
Największy problem w firmach nie wynika z samego Microsoft 365, ale z braku zasad. Jeżeli każdy zapisuje dokumenty gdzie chce, po czasie powstaje chaos w plikach, linkach, uprawnieniach i wersjach dokumentów.
Dobrze wdrożony Microsoft 365 powinien jasno odpowiadać na pytania: gdzie zapisujemy dokumenty, kto ma do nich dostęp, jak udostępniamy pliki, co robimy po odejściu pracownika i jak odzyskujemy dane po błędzie.
Chcesz uporządkować dokumenty w Microsoft 365?
IT-LOGIC pomoże sprawdzić, jak Twoja firma korzysta z OneDrive, SharePoint i Teams. Możemy przygotować strukturę dokumentów, uporządkować uprawnienia, ograniczyć chaos w linkach i wdrożyć bezpieczne zasady pracy na plikach.
Sprawdź ofertę Microsoft 365 dla firm oraz outsourcing IT albo skontaktuj się z IT-LOGIC: 22 786 75 15.
