Sklepy zamawiają za dużo albo za mało. Jak uporządkować zamówienia w piekarni?

Zamówienia ze sklepów decydują o produkcji

W piekarni i cukierni zamówienia ze sklepów mają bezpośredni wpływ na produkcję, wydawkę, dostawy, zwroty i rentowność. Jeżeli sklepy lub nasi kontrahenci zamawiają za dużo, rosną zwroty i koszty. Jeżeli zamawiają za mało, pojawiają się braki na półkach, utracona sprzedaż i niezadowoleni klienci.

Problem rzadko wynika z jednej złej decyzji. Częściej jest efektem braku spójnego procesu. Jeden sklep składa zamówienie telefonicznie, drugi wysyła SMS, trzeci korzysta z arkusza, czwarty poprawia ilości po terminie, a produkcja dostaje kilka różnych wersji tego samego zapotrzebowania.

Na początku taki model może działać. Przy jednym lub dwóch sklepach da się to jeszcze ogarnąć ręcznie. Problem zaczyna się wtedy, gdy rośnie liczba punktów, produktów, tras, korekt i osób zaangażowanych w proces.

Wtedy zamówienia przestają być tylko informacją dla produkcji. Stają się źródłem chaosu.

Co się dzieje, gdy zamówienia są chaotyczne?

Chaotyczne zamówienia wpływają na całą organizację pracy. Sklep, produkcja, wydawka, kierowcy i centrala zaczynają pracować na niepełnych lub niespójnych danych.

Najczęstsze skutki to:

1. nadprodukcja,
2. wysokie zwroty,
3. braki w sklepach i utrata zarobku,
4. pomyłki przy kompletacji,
5. ręczne przepisywanie danych,
6. kilka wersji tego samego zamówienia,
7. opóźnienia na produkcji,
8. nerwowe telefony między kontrahentami, sklepami, a centralą,
9. błędne dostawy,
10. brak kontroli nad korektami,
11. trudność w analizie sprzedaży,
12. słabsza kontrola kosztów.

Jeżeli zamówienia nie są uporządkowane, trudno później ocenić, gdzie powstał problem. Czy sklep zamówił za dużo? Czy centrala źle przepisała dane? Czy produkcja przygotowała inną ilość? Czy wydawka pomyliła kosze? Czy kierowca dostał złą trasę?

Bez danych pozostają domysły.

Sklep zamawia za dużo – skąd bierze się problem?

Zamawianie za dużych ilości często wynika z ostrożności. Sklep nie chce pustej półki, sprzedawca nie chce tłumaczyć się klientom, a kierownik punktu woli mieć zapas. W piekarni jest to zrozumiałe, bo klient często kupuje impulsywnie. Jeśli nie ma świeżego pieczywa, może pójść do konkurencji.

Problem pojawia się, gdy zapas codziennie wraca jako zwrot.

Przyczyny zbyt dużych zamówień:

1. kopiowanie ilości z poprzednich dni,
2. brak analizy zwrotów,
3. brak uwzględnienia dnia tygodnia,
4. zbyt szeroki asortyment w sklepie,
5. zamawianie „na wszelki wypadek”,
6. brak porównania zamówienia ze sprzedażą,
7. brak informacji o realnej rotacji produktów,
8. nieuwzględnianie sezonowości,
9. brak korekt po zmianie popytu,
10. presja, żeby półki wyglądały pełno do końca dnia.

Jeżeli sklep stale zamawia 100 sztuk produktu, a sprzedaje średnio 70, różnica codziennie wraca w kosztach. Nie chodzi tylko o niesprzedane sztuki. To także surowce, praca, energia, transport i czas.

Więcej o kosztach zwrotów opisaliśmy w artykule Zwroty w piekarni. Jak ograniczyć straty dzięki lepszemu planowaniu produkcji?.

Sklep zamawia za mało – też jest problem

Zbyt małe zamówienia są mniej widoczne w raportach zwrotów, ale mogą być równie kosztowne. Jeśli produkt kończy się za wcześnie, firma traci sprzedaż, a klient uczy się, że w danym sklepie nie zawsze znajdzie to, czego szuka.

Przyczyny zbyt małych zamówień:

1. obawa przed zwrotami,
2. brak danych o utraconej sprzedaży,
3. niedoszacowanie ruchu w sklepie,
4. brak uwzględnienia pogody lub wydarzeń lokalnych,
5. nieuwzględnienie sezonu,
6. zbyt późne składanie zamówień,
7. brak komunikacji między sklepem a centralą,
8. ręczne ograniczanie zamówień bez analizy,
9. brak informacji o promocjach,
10. niedopasowanie dostaw do rytmu sprzedaży.

Brak produktu na półce nie wraca fizycznie jako zwrot, więc łatwo go przeoczyć. Ale biznesowo oznacza utracony przychód.

Dlaczego kartki, telefony i SMS-y przestają wystarczać?

W wielu piekarniach zamówienia powstają w sposób mieszany. Część sklepów dzwoni, część wysyła SMS, część korzysta z Excela, a część przekazuje zmiany kierowcy albo osobie w centrali.

Taki model ma kilka problemów:

1. dane trzeba przepisywać,
2. łatwo pomylić ilości,
3. trudno ustalić, która wersja jest aktualna,
4. korekty mogą nie trafić do produkcji,
5. zamówienia są rozproszone,
6. nie ma pełnej historii zmian,
7. trudno porównać zamówienie ze sprzedażą,
8. produkcja dostaje dane z opóźnieniem,
9. wydawka pracuje na niepełnym zestawieniu,
10. odpowiedzialność jest rozmyta.

Kartka lub telefon nie są problemem przy pojedynczym zamówieniu. Problemem jest codzienne powtarzanie tego procesu przy wielu sklepach i setkach pozycji.

Co powinien zawierać dobry proces zamawiania?

Dobry proces zamawiania w piekarni powinien być prosty dla sklepów, czytelny dla centrali i użyteczny dla produkcji.

Powinien odpowiadać na pytania:

1. kto składa zamówienie,
2. do której godziny można je złożyć,
3. kto może je poprawić,
4. kiedy korekty są jeszcze akceptowane,
5. które produkty są dostępne dla danego sklepu,
6. jak wygląda zamówienie standardowe,
7. jak uwzględnić zamówienia specjalne,
8. jak zamówienie trafia do produkcji,
9. jak zamówienie trafia na wydawkę,
10. jak porównać zamówienie ze sprzedażą i zwrotami.

Bez tych zasad każdy sklep zaczyna działać po swojemu. A jeśli każdy sklep działa po swojemu, produkcja nie ma stabilnej podstawy do planowania.

Planowanie produkcji na podstawie zamówień

Zamówienia sklepów nie powinny być tylko listą ilości do przepisania. Powinny być podstawą do planowania produkcji.

Jeżeli dane z zamówień są uporządkowane, można na ich podstawie przygotować:

1. pozycje planu produkcji,
2. pozycje planu półproduktów,
3. zapotrzebowanie surowcowe,
4. naważki ciast,
5. zestawienia dla ciastowego, czyli przygotowanie ciast,
6. zestawienia produkcyjne według grup,
7. zestawienia danych z zamówień i dowodów dostawy.

W ProfiPIEK plan produkcji można wygenerować bezpośrednio z zamówień i dowodów dostawy. To oznacza, że dane nie muszą być przepisywane z kartek, SMS-ów, telefonów albo osobnych plików. Program zbiera zapotrzebowanie i pozwala przełożyć je na konkretne działania produkcyjne.

Dzięki temu kierownik produkcji widzi nie tylko to, co trzeba przygotować, ale też jakie surowce i półwyroby będą potrzebne.

Zamówienia a wydawka

Zamówienia mają wpływ nie tylko na produkcję, ale też na wydawkę. Nawet jeśli produkcja przygotuje właściwe ilości, pomyłka przy kompletacji może spowodować problem w sklepie.

Typowe błędy na wydawce:

1. zła ilość produktu,
2. pomylenie sklepów,
3. pomylenie podobnych wyrobów,
4. nieuwzględnienie korekty zamówienia,
5. wydanie produktu na złą trasę,
6. brak kontroli między zamówieniem a wydaniem,
7. ręczne oznaczanie koszy bez spójnego zestawienia.

Jeżeli zamówienia są uporządkowane w systemie, łatwiej przygotować zestawienia dla wydawki, kierowców i tras. To ogranicza pomyłki i skraca czas kompletacji.

Zamówienia specjalne i nietypowe korekty

Piekarnia i cukiernia często obsługuje zamówienia nietypowe: większe ilości na wydarzenie, specjalne ciasta, produkty sezonowe, zamówienia dla firm, szkół, gastronomii albo odbiorców hurtowych.

Jeśli takie zamówienia są przekazywane osobno, poza głównym procesem, łatwo je pominąć.

Problemem mogą być:

1. zamówienia telefoniczne,
2. notatki na kartkach,
3. SMS-y do kierownika,
4. zmiany przekazane kierowcy,
5. zamówienia spoza standardowej listy,
6. korekty po zamknięciu zamówień,
7. brak widoczności dla produkcji.

Dobre narzędzie powinno pozwalać oddzielić normalne zamówienia sklepów od zamówień specjalnych, ale nadal uwzględniać je w produkcji i wydawce.

Dane historyczne pomagają zamawiać rozsądniej

Sklep nie powinien zamawiać wyłącznie na podstawie pamięci sprzedawcy. Dane historyczne są ważne, bo pokazują, co faktycznie się sprzedawało.

Warto analizować:

1. sprzedaż z poprzednich dni,
2. sprzedaż z analogicznych dni tygodnia,
3. zwroty,
4. sezonowość,
5. różnice między sklepami,
6. sprzedaż według grup produktów,
7. produkty stale niedoszacowane,
8. produkty regularnie wracające,
9. wpływ promocji,
10. wpływ lokalnych wydarzeń.

Dane nie zastępują doświadczenia sprzedawcy, ale pomagają je uporządkować. Najlepsze decyzje powstają wtedy, gdy doświadczenie sklepu łączy się z twardymi danymi.

Jeden produkt może działać inaczej w różnych sklepach

Ten sam asortyment nie sprzedaje się tak samo w każdym punkcie. Sklep przy ruchliwej ulicy może mieć inny profil sprzedaży niż sklep osiedlowy, punkt przy szkole, sklep przy zakładzie pracy albo lokal w centrum miasta.

Różnić się może:

1. godzina największej sprzedaży,
2. udział pieczywa podstawowego,
3. sprzedaż drożdżówek,
4. zainteresowanie ciastami,
5. sprzedaż produktów premium,
6. zapotrzebowanie weekendowe,
7. liczba klientów porannych,
8. liczba klientów popołudniowych.

Dlatego zamówień nie powinno się kopiować jeden do jednego między sklepami. Każdy punkt powinien mieć własną analizę sprzedaży i zwrotów.

Jak ograniczyć korekty zamówień?

Korekty są normalne, ale jeśli codziennie pojawiają się liczne zmiany po terminie, proces wymaga uporządkowania.

Warto ustalić:

1. godzinę zamknięcia zamówień,
2. kto może wprowadzać korekty,
3. do kiedy korekty są możliwe,
4. które korekty wymagają akceptacji,
5. jak korekta trafia do produkcji,
6. jak korekta trafia na wydawkę,
7. czy korekty są widoczne w historii,
8. czy produkcja pracuje na aktualnej wersji.

Bez zasad korekty zaczynają żyć własnym życiem. Jedna osoba ma poprawioną wersję, druga starą, a trzecia kompletuje według jeszcze innego zestawienia.

Jak uporządkować zamówienia krok po kroku?

Proces warto zacząć od prostego audytu obecnego sposobu pracy.

Praktyczna kolejność:

1. Spisać, jak sklepy obecnie składają zamówienia.
2. Ustalić, które kanały powodują najwięcej pomyłek.
3. Sprawdzić, ile razy dane są przepisywane.
4. Sprawdzić, kto zatwierdza zamówienia.
5. Porównać zamówienia ze sprzedażą i zwrotami.
6. Wskazać produkty z największymi różnicami.
7. Ustalić godziny zamykania zamówień.
8. Ograniczyć liczbę kanałów składania zamówień.
9. Wprowadzić jeden systemowy obieg danych.
10. Połączyć zamówienia z planem produkcji i wydawką.
11. Regularnie analizować wyniki.
12. Korygować ilości na podstawie danych, nie przeczucia.

Najważniejsze jest to, żeby zamówienie raz wprowadzone do systemu mogło pracować dalej: dla produkcji, surowców, półproduktów, wydawki, tras i analizy.

Najczęstsze błędy piekarni przy zamówieniach

Najczęstsze błędy to:

1. przyjmowanie zamówień wieloma kanałami,
2. przepisywanie danych ręcznie,
3. brak jednej aktualnej wersji zamówienia,
4. brak terminów składania korekt,
5. kopiowanie ilości z poprzednich dni,
6. brak analizy zwrotów,
7. brak porównania zamówień ze sprzedażą,
8. traktowanie wszystkich sklepów tak samo,
9. brak powiązania zamówień z produkcją,
10. brak powiązania zamówień z wydawką,
11. brak historii zmian,
12. brak odpowiedzialności za błędy w danych.

Każdy z tych błędów może wydawać się drobny, ale w codziennej produkcji powtarza się wiele razy. W skali miesiąca może oznaczać realne straty.

Jak ProfiPIEK może pomóc?

ProfiPIEK pomaga uporządkować proces od zamówienia do produkcji i wydawki. Zamiast pracować na telefonach, kartkach, SMS-ach i wielu plikach, można oprzeć proces na danych w systemie.

W praktyce ProfiPIEK może pomóc w takich obszarach jak:

1. obsługa zamówień od sklepów i odbiorców,
2. przeniesienie danych do planu produkcji,
3. przygotowanie pozycji planu produkcji,
4. przygotowanie pozycji planu półproduktów,
5. wyliczenie zapotrzebowania surowcowego,
6. przygotowanie naważek ciast,
7. przygotowanie zestawień dla ciastowego,
8. przygotowanie zestawień produkcyjnych według grup,
9. wykorzystanie danych z zamówień i dowodów dostawy,
10. wsparcie wydawki,
11. analizę sprzedaży i zwrotów,
12. lepszą kontrolę danych między centralą, produkcją i sklepami.

Dzięki temu zamówienia przestają być tylko listą ilości do ręcznego przepisania. Stają się podstawą do planowania produkcji i kontroli kosztów.

Jak IT-LOGIC może pomóc?

IT-LOGIC pomaga piekarniom i cukierniom wdrażać oraz utrzymywać system ProfiPIEK. Możemy sprawdzić, jak obecnie wygląda proces zamówień, gdzie powstają błędy i jak uporządkować przepływ danych między sklepami, centralą, produkcją i wydawką.

Pomagamy między innymi w takich obszarach jak:

1. analiza obecnego procesu zamówień,
2. konfiguracja ProfiPIEK,
3. uporządkowanie zamówień od sklepów,
4. konfiguracja planu produkcji,
5. przygotowanie zestawień produkcyjnych,
6. wsparcie przy wydawce,
7. konfiguracja ProfiPIEK POS,
8. analiza sprzedaży i zwrotów,
9. szkolenie pracowników,
10. wsparcie po wdrożeniu,
11. integracja pracy sklepów z centralą,
12. stała opieka nad systemem.

Więcej informacji znajdziesz na stronie ProfiPIEK dla piekarni i cukierni.

FAQ: zamówienia w piekarni

Dlaczego sklepy zamawiają za dużo?

Najczęściej z obawy przed pustą półką, z przyzwyczajenia albo bez analizy zwrotów. Jeśli sklep stale zamawia więcej, niż sprzedaje, firma ponosi koszt surowców, pracy, energii i transportu.

Dlaczego sklepy zamawiają za mało?

Często przez obawę przed zwrotami, brak danych o utraconej sprzedaży albo niedoszacowanie ruchu w sklepie. Zbyt małe zamówienia oznaczają braki na półkach i utraconą sprzedaż.

Czy zamówienia telefoniczne są złym rozwiązaniem?

Przy małej skali mogą działać, ale przy większej liczbie sklepów, produktów i korekt rośnie ryzyko pomyłek. Problemem jest ręczne przepisywanie danych i brak jednej aktualnej wersji zamówienia.

Jak ograniczyć pomyłki w zamówieniach?

Warto ograniczyć liczbę kanałów składania zamówień, ustalić terminy korekt, pracować na jednym systemie i porównywać zamówienia ze sprzedażą oraz zwrotami.

Czy ProfiPIEK może pomóc w planowaniu produkcji?

Tak. ProfiPIEK pozwala wykorzystać dane z zamówień i dowodów dostawy do przygotowania planu produkcji, zapotrzebowania surowcowego, naważek ciast i zestawień produkcyjnych.

Czy każdy sklep powinien mieć takie same ilości produktów?

Nie. Sklepy różnią się lokalizacją, ruchem, profilem klientów i godzinami sprzedaży. Zamówienia powinny być dopasowane do danych z konkretnego punktu.

Co zrobić z korektami zamówień?

Trzeba ustalić, do kiedy korekty są możliwe, kto może je wprowadzać i jak trafiają do produkcji oraz wydawki. Brak zasad prowadzi do kilku wersji tego samego zamówienia.

Czy Excel wystarczy do obsługi zamówień w piekarni?

Przy małej skali może wystarczyć. Przy wielu sklepach, trasach, produktach i korektach Excel często przestaje być bezpiecznym narzędziem, bo dane trzeba przepisywać i trudno kontrolować wersje.

Krótki słownik pojęć

Zamówienie sklepu
Informacja o tym, jakie produkty i w jakich ilościach sklep chce otrzymać na dany dzień lub dostawę.

Plan produkcji
Zestawienie pokazujące, co i w jakiej ilości powinno zostać przygotowane na podstawie zamówień, dowodów dostawy i zapotrzebowania.

Plan półproduktów
Zestawienie półwyrobów potrzebnych do wykonania produkcji, np. ciast, mas lub innych elementów przygotowywanych wcześniej.

Zapotrzebowanie surowcowe
Informacja o ilości surowców potrzebnych do wykonania zaplanowanej produkcji.

Naważki ciast
Zestawienia pomagające przygotować odpowiednie ilości ciast do produkcji.

Wydawka
Proces kompletacji i wydania towaru do sklepów, odbiorców lub na trasy dostawcze.

Zwroty
Niesprzedany towar wracający ze sklepu lub od odbiorcy.

ProfiPIEK
System wspierający produkcję, sprzedaż, zamówienia, wydawkę i analizę danych w piekarniach oraz cukierniach.

Podsumowanie

Jeżeli sklepy zamawiają za dużo albo za mało, problem nie dotyczy tylko jednego punktu sprzedaży. Wpływa na produkcję, surowce, wydawkę, trasy, zwroty, dostępność towaru i rentowność całego zakładu.

Największym ryzykiem jest praca na rozproszonych danych: telefonach, kartkach, SMS-ach i wielu plikach. Taki model prowadzi do pomyłek, kilku wersji zamówień i braku kontroli nad korektami.

Uporządkowanie zamówień pozwala lepiej planować produkcję, ograniczać zwroty, zmniejszać braki w sklepach i szybciej reagować na realną sprzedaż. System ProfiPIEK może pomóc połączyć zamówienia, produkcję, zapotrzebowanie surowcowe, wydawkę i analizę danych w jeden spójny proces.

Chcesz uporządkować zamówienia w piekarni?

IT-LOGIC pomoże sprawdzić, jak ProfiPIEK może uporządkować zamówienia od sklepów, plan produkcji, wydawkę i analizę zwrotów w Twojej piekarni lub cukierni.

Sprawdź ofertę ProfiPIEK dla piekarni i cukierni albo skontaktuj się z IT-LOGIC: 22 786 75 15.