5 kroków do usprawnienia produkcji i sprzedaży w piekarni i cukierni

Rosnące koszty wymagają lepszej kontroli produkcji

Piekarnie i cukiernie działają dziś pod dużą presją kosztową. Droższe surowce, wyższe rachunki za energię, rosnące koszty pracy i bardziej wymagający klienci sprawiają, że zakład nie może opierać się wyłącznie na intuicji, kartkach i ręcznym przepisywaniu danych.

Najwięcej pieniędzy ucieka zwykle tam, gdzie najtrudniej szybko zauważyć stratę: na produkcji, w nadprodukcji, zwrotach, zawyżonych zamówieniach surowca, błędach na wydawce i braku bieżącej kontroli sprzedaży. Jeżeli zakład nie wie dokładnie, ile wyprodukować, gdzie wysłać towar i co naprawdę sprzedaje się w sklepach, trudno utrzymać rentowność.

Dlatego usprawnienie piekarni lub cukierni warto zacząć od uporządkowania pięciu obszarów: planowania produkcji, zamówień, ekspedycji, analizy sprzedaży oraz połączenia sklepów firmowych z centralą i zakładem. Właśnie w tych miejscach dobrze wdrożony system, taki jak ProfiPIEK, może realnie ograniczyć codzienne straty i poprawić organizację pracy.

1. Planowanie produkcji na podstawie danych, a nie przeczucia

Rentowna piekarnia nie powinna planować produkcji wyłącznie na podstawie przyzwyczajenia albo przeczucia mistrza zmiany. Inaczej wygląda sprzedaż w sobotę, inaczej w poniedziałek, inaczej przed świętami, a inaczej w tygodniu z gorszą pogodą. Jeżeli produkcja jest planowana „na oko”, łatwo o nadwyżki, braki, zwroty i niepotrzebne zużycie surowców.

W ProfiPIEK plan produkcji można wygenerować bezpośrednio z zamówień i dowodów dostawy. To oznacza, że dane nie muszą być przepisywane z kartek, SMS-ów, telefonów albo osobnych plików. Program zbiera zapotrzebowanie i pozwala przełożyć je na konkretne działania produkcyjne.

System sumuje zapotrzebowanie na surowce i półwyroby dla całej partii. Jeżeli te same składniki powtarzają się w wielu recepturach, są kumulowane w zestawieniu. Dzięki temu kierownik produkcji widzi nie tylko to, co trzeba upiec, ale też jakie surowce i półwyroby będą potrzebne.

W praktyce można przygotować między innymi:

1. pozycje planu produkcji,
2. pozycje planu półproduktów,
3. zapotrzebowanie surowcowe,
4. naważki ciast,
5. zestawienia dla ciastowego, czyli przygotowanie ciast,
6. zestawienia produkcyjne według grup,
7. zestawienia danych z zamówień i dowodów dostawy.

To duża różnica organizacyjna. Zamiast liczyć wszystko ręcznie, kierownik dostaje gotowe zestawienia do pracy. Mniej ręcznego liczenia to mniej pomyłek, mniejsze ryzyko nadprodukcji i łatwiejsza kontrola zużycia surowców.

2. Automatyzacja zamówień od sklepów i odbiorców

Zamówienia bywają jednym z najsłabszych punktów w piekarni. Telefony o czwartej nad ranem, kartki zostawione na produkcji, poprawki w ostatniej chwili, pomyłki w ilościach i brak jednej wersji danych powodują chaos. Każde ręczne przepisanie zamówienia zwiększa ryzyko błędu.

W ProfiPIEK sklepy i odbiorcy mogą składać zamówienia w sposób, który pozwala bezpośrednio wykorzystać je w planie produkcji. Dane nie muszą przechodzić przez kilka osób i kilka kartek. Zamówienie trafia tam, gdzie jest potrzebne – do planowania, produkcji i dalszej obsługi dostawy.

Duże znaczenie mają także szablony dostaw. Jeżeli firma realizuje powtarzalne dostawy do stałych odbiorców, nie ma sensu codziennie tworzyć dokumentów od zera. W ProfiPIEK można zapisać szablon z gotowym asortymentem oraz przypisaną trasą i kierowcą.

Dzięki temu codzienne dokumenty dostawy można wygenerować szybciej i bardziej powtarzalnie. To przyspiesza pracę biura, ogranicza błędy i ułatwia przygotowanie produkcji.

Automatyzacja zamówień pomaga szczególnie wtedy, gdy:

1. zakład obsługuje wiele sklepów firmowych,
2. piekarnia dostarcza towar do stałych odbiorców,
3. zamówienia powtarzają się cyklicznie,
4. trasy dostaw są stałe,
5. dokumenty DD powstają codziennie,
6. produkcja musi szybko reagować na zmiany w zamówieniach.

Efekt jest prosty: mniej przepisywania, mniej pomyłek i szybsze przejście od zamówienia do planu produkcji.

3. Sprawna ekspedycja, czyli wydawka piekarska i cukiernicza

Nawet najlepszy plan produkcji nie wystarczy, jeżeli towar zostanie źle wydany. Błąd na ekspedycji może oznaczać reklamację, dodatkowy kurs, opóźnienie, spór z odbiorcą albo niezadowolenie sklepu. W piekarni i cukierni, gdzie dostawy często odbywają się wcześnie rano i pod presją czasu, wydawka musi być dobrze zorganizowana.

W ProfiPIEK wydawka prowadzi kompletację według tras i kierowców. Można przygotować zbiorcze zestawienie asortymentu na daną trasę, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za ekspedycję widzą, co ma zostać przygotowane i gdzie towar powinien trafić.

Wydawka piekarska i cukiernicza pozwala porównywać, ile zamówiono, a ile faktycznie wydano. To bardzo ważne, bo różnice między zamówieniem a wydaniem są jednym z głównych źródeł nieporozumień. Jeżeli sklep zamówił 40 bochenków, a otrzymał 30, system powinien pomóc szybko ustalić, gdzie pojawiła się różnica.

Przydatne są między innymi:

1. kompletacja według tras,
2. kompletacja według kierowców,
3. zbiorcze zestawienia asortymentu,
4. porównanie zamówionej i wydanej ilości,
5. osobne zestawienia różnic,
6. weryfikacja dostaw kodami wagowymi przypisanymi do odbiorcy.

Dobra organizacja wydawki oznacza krótszy załadunek, mniej reklamacji i mniej sporów między zakładem, kierowcami, odbiorcami i sklepami. To obszar, który bezpośrednio wpływa na jakość obsługi klientów oraz codzienny rytm pracy zakładu.

4. Analiza sprzedaży i zwrotów na podstawie liczb

Po uporządkowaniu produkcji, zamówień i wydawki trzeba regularnie analizować sprzedaż. Bez danych trudno ocenić, które wyroby rzeczywiście zarabiają, które tylko zajmują miejsce w produkcji, a które generują zwroty i straty.

ProfiPIEK pozwala analizować sprzedaż w przekrojach, które przekładają się na konkretne decyzje. Właściciel lub kierownik może sprawdzić, co się sprzedaje, co zalega, który punkt handlowy zarabia, a który dokłada, a także jaka jest marża na poszczególnych grupach wyrobów.

To szczególnie ważne w piekarni i cukierni, gdzie asortyment bywa szeroki, a sprzedaż zależy od dnia tygodnia, lokalizacji sklepu, sezonu, pogody i przyzwyczajeń klientów. Bez analizy można przez długi czas utrzymywać produkty, które wyglądają dobrze w ofercie, ale realnie obniżają rentowność.

Analiza sprzedaży powinna odpowiadać na pytania:

1. które produkty sprzedają się najlepiej,
2. które produkty generują najwięcej zwrotów,
3. który sklep ma najlepszą sprzedaż,
4. który punkt ma najsłabszą rentowność,
5. jakie grupy wyrobów mają najlepszą marżę,
6. gdzie produkcja jest zawyżona,
7. gdzie brakuje towaru,
8. które wyroby warto ograniczyć lub wycofać,
9. jak ustawić produkcję na kolejne dni.

Dane o sprzedaży warto zestawiać z danymi o zwrotach i dostawach. Dopiero wtedy widać, gdzie zakład realnie traci pieniądze. Może się okazać, że problemem nie jest sama sprzedaż, ale nadprodukcja konkretnego asortymentu, złe ustawienie dostaw albo utrzymywanie zbyt szerokiej oferty w danym punkcie.

5. Sieć sklepów firmowych połączona z centralą i zakładem

Wiele piekarni i cukierni prowadzi sprzedaż detaliczną we własnych sklepach. To właśnie połączenie sklepów z centralą i zakładem decyduje o tym, czy dane są aktualne, a decyzje podejmowane na podstawie rzeczywistej sprzedaży.

Jeżeli sklep działa osobno, centrala osobno, a zakład produkcyjny osobno, pojawiają się opóźnienia i rozbieżności. Zamówienia są przekazywane ręcznie, dostawy potwierdzane po czasie, sprzedaż trafia do centrali dopiero pod koniec dnia, a stany magazynowe nie zawsze odzwierciedlają rzeczywistość.

ProfiPIEK pozwala utrzymać jeden obieg dokumentów na linii centrala – zakład – sklep. Zamówienia, dostawy i sprzedaż idą tą samą drogą, bez przepisywania i papierowych WZ-tek. Sklep może potwierdzić dostawę u siebie, a centrala widzi sprzedaż i stany magazynowe bez czekania na ręczne raporty.

To rozwiązanie sprawdza się także w sieciach franczyzowych, również w minimalnym wariancie wdrożenia. Ważne jest to, aby dane ze sklepów nie były oderwane od produkcji i centrali. Im szybciej zakład widzi sprzedaż i zamówienia, tym łatwiej dopasować produkcję do realnego popytu.

Na kasie może pracować ProfiPIEK POS – proste narzędzie przeznaczone do obsługi sprzedaży w sklepie. Jego zaletą jest to, że nie wymaga długiego szkolenia obsługi, a licencja jest przypisana do sklepu, a nie do jednego stanowiska. To istotne w punktach, w których liczy się szybkość obsługi, prosta sprzedaż i niezawodność w godzinach największego ruchu.

W praktyce dobrze połączona sieć sklepów pozwala:

1. szybciej zbierać zamówienia,
2. sprawniej potwierdzać dostawy,
3. kontrolować sprzedaż w punktach,
4. ograniczać ręczne raporty,
5. analizować stany magazynowe,
6. szybciej reagować na braki i nadwyżki,
7. lepiej planować produkcję na kolejne dni.

W piekarni i cukierni system ma po prostu działać każdego dnia – także w sobotni poranek, kiedy sprzedaż jest duża, a czasu na poprawki praktycznie nie ma.

Gdzie najczęściej uciekają pieniądze w piekarni i cukierni?

Największe straty nie zawsze są widoczne od razu. Często wynikają z drobnych, powtarzalnych problemów, które z czasem tworzą poważny koszt.

Najczęstsze źródła strat to:

1. nadprodukcja,
2. zbyt wysokie zwroty,
3. błędne zamówienia sklepów,
4. zawyżone zamówienia surowców,
5. ręczne przepisywanie danych,
6. błędy przy wydawce,
7. brak porównania zamówienia z faktycznym wydaniem,
8. brak bieżącej analizy sprzedaży,
9. utrzymywanie nierentownego asortymentu,
10. brak aktualnych danych ze sklepów,
11. opóźnione raporty,
12. brak kontroli marży na grupach wyrobów.

Usprawnienie produkcji i sprzedaży nie musi oznaczać rewolucji w całym zakładzie. Często największe efekty daje uporządkowanie obiegu informacji: od zamówienia, przez plan produkcji, wydawkę, dostawę, sprzedaż i analizę zwrotów.

Dlaczego system dla piekarni powinien łączyć produkcję i sprzedaż?

Piekarnia i cukiernia nie działają jak zwykły sklep z towarem, który można długo przechowywać na magazynie. Wyroby mają krótki termin przydatności, produkcja odbywa się pod presją czasu, a sprzedaż zależy od wielu zmiennych. Dlatego system powinien łączyć produkcję, sprzedaż i dostawy w jednym obiegu.

Jeżeli produkcja nie widzi realnych zamówień, powstają nadwyżki albo braki. Jeżeli wydawka nie widzi tras i różnic, rośnie liczba reklamacji. Jeżeli centrala nie widzi sprzedaży ze sklepów, decyzje są podejmowane za późno. Jeżeli dane są przepisywane ręcznie, błędy pojawiają się naturalnie.

Dobry system powinien pomagać odpowiedzieć na proste, ale kluczowe pytania:

1. ile trzeba wyprodukować,
2. z czego trzeba to wyprodukować,
3. gdzie towar ma pojechać,
4. ile faktycznie wydano,
5. co sklep przyjął,
6. co się sprzedało,
7. co wróciło,
8. na czym zakład zarabia,
9. gdzie powstaje strata.

ProfiPIEK został przygotowany właśnie z myślą o codziennej pracy piekarni i cukierni. Nie chodzi tylko o dokumenty, ale o cały proces: od zamówienia do sprzedaży.

Jak IT-LOGIC może pomóc przy wdrożeniu ProfiPIEK?

IT-LOGIC pomaga piekarniom i cukierniom dobrać, wdrożyć i utrzymywać rozwiązania wspierające produkcję oraz sprzedaż. Możemy pomóc nie tylko w instalacji programu, ale też w uporządkowaniu procesu, konfiguracji stanowisk i przygotowaniu użytkowników do codziennej pracy.

Wspieramy między innymi w takich obszarach jak:

1. analiza obecnego sposobu pracy zakładu,
2. dobór zakresu wdrożenia ProfiPIEK,
3. konfiguracja produkcji,
4. konfiguracja zamówień i dostaw,
5. przygotowanie wydawki piekarskiej i cukierniczej,
6. konfiguracja sklepów firmowych,
7. wdrożenie ProfiPIEK POS,
8. wsparcie przy danych sprzedażowych,
9. szkolenie użytkowników,
10. serwis i dalsze wsparcie po wdrożeniu.

Dzięki temu system może zostać dopasowany do realnego sposobu pracy zakładu, a nie działać jako oderwane narzędzie używane tylko przez jedną osobę w biurze.

Więcej informacji znajdziesz na stronie ProfiPIEK dla piekarni i cukierni.

FAQ: usprawnienie produkcji i sprzedaży w piekarni oraz cukierni

Czy ProfiPIEK pomaga ograniczyć nadprodukcję?

Tak, system wspiera planowanie produkcji na podstawie zamówień i dowodów dostawy. Dzięki temu łatwiej dopasować wypiek do realnego zapotrzebowania i ograniczyć produkcję „na oko”.

Czy program może przygotować zapotrzebowanie surowcowe?

Tak, ProfiPIEK może sumować zapotrzebowanie na surowce i półwyroby dla całej partii. Powtarzające się składniki są kumulowane, co ułatwia przygotowanie produkcji.

Czy sklepy mogą składać zamówienia bezpośrednio do systemu?

Tak, sklepy i odbiorcy mogą składać zamówienia, które trafiają bezpośrednio do planu produkcji, bez ręcznego przepisywania.

Do czego służą szablony dostaw?

Szablony dostaw pomagają obsługiwać stałe, powtarzalne dostawy. Można zapisać gotowy asortyment, trasę i kierowcę, a codzienne dokumenty generować szybciej.

Czym jest wydawka piekarska i cukiernicza?

Wydawka wspiera kompletację towaru według tras i kierowców. Pozwala porównać ilość zamówioną z faktycznie wydaną oraz sprawdzić różnice.

Czy ProfiPIEK nadaje się do sieci sklepów firmowych?

Tak, system pozwala połączyć centralę, zakład i sklepy firmowe w jednym obiegu dokumentów. Sklep może potwierdzać dostawy, a centrala widzi sprzedaż i stany magazynowe.

Czy ProfiPIEK POS jest trudny dla sprzedawców?

ProfiPIEK POS jest prostym narzędziem do pracy na kasie i nie wymaga długiego szkolenia obsługi. Licencja jest przypisana do sklepu, a nie do jednego stanowiska.

Czy system można wdrożyć etapami?

Tak, zakres wdrożenia można dopasować do potrzeb zakładu. W wielu firmach warto zacząć od najważniejszych obszarów, takich jak zamówienia, planowanie produkcji, wydawka i sklepy firmowe.

Krótki słownik pojęć

Plan produkcji
Zestawienie pokazujące, co i w jakiej ilości powinno zostać wyprodukowane na podstawie zamówień oraz dostaw.

Zapotrzebowanie surowcowe
Informacja o ilości surowców potrzebnych do wykonania zaplanowanej produkcji.

Nawagi ciast
Zestawienia ilości składników lub ciast potrzebnych do przygotowania produkcji.

Szablon dostawy
Gotowy wzorzec powtarzalnej dostawy, który może zawierać asortyment, trasę i kierowcę.

Dokument DD
Dokument dostawy wykorzystywany w obiegu towaru między zakładem, odbiorcą lub sklepem.

Wydawka
Proces kompletacji i wydania towaru do odbiorców, sklepów lub na trasy dostawcze.

ProfiPIEK POS
Program do sprzedaży na stanowisku kasowym w sklepie piekarniczym lub cukierniczym.

Zwroty
Niesprzedany towar wracający ze sklepu lub od odbiorcy, który wpływa na rentowność produkcji.

Podsumowanie

Usprawnienie produkcji i sprzedaży w piekarni lub cukierni zaczyna się od lepszych danych. Najważniejsze obszary to planowanie produkcji, automatyzacja zamówień, sprawna wydawka, analiza sprzedaży i połączenie sklepów firmowych z centralą oraz zakładem.

ProfiPIEK pomaga uporządkować te procesy w jednym systemie. Dzięki temu mniej danych trzeba przepisywać ręcznie, produkcja może pracować na realnym zapotrzebowaniu, wydawka ma większą kontrolę nad trasami i kierowcami, a centrala szybciej widzi sprzedaż oraz stany magazynowe.

W czasach rosnących kosztów nie wystarczy produkować dużo. Trzeba produkować trafniej, ograniczać zwroty, lepiej planować surowce i szybciej reagować na dane ze sprzedaży.

Chcesz usprawnić produkcję i sprzedaż w piekarni lub cukierni?

IT-LOGIC pomoże sprawdzić, jak ProfiPIEK może działać w Twoim zakładzie. Możemy pokazać system na realnych danych z piekarni lub cukierni i omówić, które obszary warto uporządkować w pierwszej kolejności.

Sprawdź ofertę ProfiPIEK dla piekarni i cukierni lub skontaktuj się z IT-LOGIC: 22 786 75 15.