Przejęcie obsługi IT po poprzednim informatyku. Co trzeba sprawdzić?

Przejęcie obsługi IT powinno zacząć się od porządnego sprawdzenia dostępu, dokumentacji i ryzyk

Zmiana osoby lub firmy odpowiedzialnej za IT to moment, w którym warto dokładnie sprawdzić stan infrastruktury. W praktyce nowe wsparcie informatyczne często przejmuje środowisko, które działało przez lata bez pełnej dokumentacji, z hasłami zapisanymi w różnych miejscach, niejasnym backupem i kontami, których nikt już nie używa.

Przejęcie obsługi IT po poprzednim informatyku nie powinno polegać tylko na otrzymaniu kilku haseł i numeru telefonu. To proces, w którym trzeba ustalić, co firma posiada, kto ma dostęp do systemów, gdzie są dane, czy backup działa, jakie usługi są krytyczne i co zrobić w razie awarii.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy nikt nie wie:

1. gdzie są hasła administracyjne,
2. kto ma dostęp do serwera, poczty i domeny,
3. czy backup naprawdę działa,
4. kto administruje Microsoft 365,
5. gdzie jest panel DNS i hosting,
6. jakie urządzenia działają w sieci,
7. kto ma dostęp zdalny do firmy,
8. czy były informatyk lub dostawca nadal ma aktywne konta,
9. jakie licencje i usługi są opłacane,
10. co zrobić, jeśli serwer, Internet lub poczta przestaną działać.

Dlatego przejęcie obsługi IT warto potraktować jak audyt. Nie po to, żeby szukać winnych, ale żeby uporządkować infrastrukturę i ograniczyć ryzyko przestoju.

Kiedy firma powinna rozważyć zmianę obsługi IT?

Zmiana obsługi informatycznej może wynikać z różnych powodów. Czasem poprzedni informatyk kończy współpracę, czasem firma rośnie i potrzebuje bardziej systemowego podejścia, a czasem pojawiają się problemy z reakcją na zgłoszenia, bezpieczeństwem lub dokumentacją.

Najczęstsze sytuacje:

1. Firma nie ma aktualnej dokumentacji IT.
2. Hasła są znane tylko jednej osobie.
3. Backup nie był testowany.
4. Brakuje informacji o licencjach i usługach.
5. Obsługa IT działa wyłącznie reaktywnie.
6. Awaria powtarza się, ale nie ma trwałego rozwiązania.
7. Poczta, serwer lub sieć nie są monitorowane.
8. Firma nie wie, kto ma dostęp administracyjny.
9. Pracownicy nie wiedzą, gdzie zgłaszać problemy.
10. Właściciel chce uporządkować odpowiedzialność za IT.

Zmiana obsługi IT to dobry moment, żeby nie tylko przejąć obecne ustawienia, ale też sprawdzić ich sens, bezpieczeństwo i kompletność.

Co powinno obejmować przejęcie obsługi IT?

Przejęcie obsługi IT powinno obejmować kilka obszarów: dostęp administracyjny, dokumentację, serwery, komputery, sieć, pocztę, backup, licencje, bezpieczeństwo i procedury awaryjne.

Taki przegląd pozwala ustalić, czy firma jest przygotowana na dalszą obsługę, czy najpierw trzeba usunąć najważniejsze luki.

1. Hasła, konta administratorów i menedżer haseł

Pierwszy obszar to dostęp administracyjny. Bez niego nowa obsługa IT nie będzie mogła skutecznie zarządzać infrastrukturą, reagować na awarie ani zabezpieczać systemów.

Trzeba sprawdzić:

1. Czy firma ma dostęp do kont administratorów.
2. Czy hasła są aktualne.
3. Czy hasła nie są zapisane w Excelu lub notatkach.
4. Czy poprzedni informatyk nadal ma dostęp.
5. Czy są konta serwisowe i kto ich używa.
6. Czy administratorzy mają oddzielne konta.
7. Czy najważniejsze usługi mają MFA.
8. Czy firma korzysta z menedżera haseł.
9. Czy hasła do routerów, serwerów, hostingu i domen są znane.
10. Czy trzeba zmienić hasła po przejęciu obsługi.

W wielu firmach hasła są przekazywane w pliku, wiadomości e-mail albo przez komunikator. To nie jest dobre rozwiązanie. Przy przejęciu obsługi warto od razu uporządkować dostęp i wdrożyć bezpieczny sposób przechowywania haseł.

Więcej o tym temacie opisaliśmy w artykule Menedżer haseł w firmie. Dlaczego hasła w Excelu i przeglądarce to ryzyko?.

2. Dostęp poprzedniego informatyka i zewnętrznych dostawców

Po zmianie obsługi IT trzeba sprawdzić, kto nadal ma dostęp do systemów firmy. Dotyczy to poprzedniego informatyka, dostawców oprogramowania, firm serwisowych, hostingu, operatorów backupu, integratorów, agencji marketingowych i innych podmiotów.

Do weryfikacji:

1. Konta administracyjne w Microsoft 365.
2. Dostęp do serwera.
3. Dostęp do routera, firewalla i VPN.
4. Dostęp do panelu hostingu.
5. Dostęp do domeny i DNS.
6. Dostęp do backupu.
7. Dostęp do systemu ERP lub POS.
8. Konta serwisowe.
9. Zdalne pulpity i połączenia RDP.
10. Narzędzia do zdalnej pomocy.

Nie chodzi o automatyczne usuwanie wszystkich dostępów. Część dostawców może być nadal potrzebna. Chodzi o to, żeby firma wiedziała, kto ma dostęp, po co go ma i jak można go odebrać.

3. Dokumentacja IT, czyli czego często brakuje po zmianie obsługi

Brak dokumentacji jest jednym z największych problemów przy przejęciu obsługi IT. Jeżeli wiedza o infrastrukturze była tylko „w głowie” jednej osoby, nowa obsługa musi najpierw odtworzyć stan środowiska.

Minimalna dokumentacja powinna obejmować:

1. Listę serwerów, komputerów i urządzeń.
2. Schemat sieci.
3. Adresację IP.
4. Dane dostawców Internetu.
5. Informacje o domenach i hostingu.
6. Listę usług chmurowych.
7. Opis backupu.
8. Listę kont administracyjnych.
9. Informacje o licencjach.
10. Procedury awaryjne.
11. Dane kontaktowe do dostawców.
12. Informacje o umowach serwisowych.

Dokumentacja nie musi być rozbudowana na początku. Ważne, żeby była prawdziwa, aktualna i dostępna dla osób odpowiedzialnych za utrzymanie IT.

4. Serwery, NAS i dane firmowe

Jeżeli firma korzysta z serwera lub dysku NAS, trzeba sprawdzić jego stan techniczny, konfigurację i rolę w firmie. Czasami serwer działa od wielu lat, ale nikt nie wie, jakie usługi są na nim uruchomione, gdzie są bazy danych i czy dyski są sprawne.

Warto sprawdzić:

1. Jakie serwery działają w firmie.
2. Jakie role pełnią.
3. Czy systemy operacyjne są wspierane.
4. Jaki jest stan dysków.
5. Czy działa RAID lub inna forma ochrony danych.
6. Czy serwer jest aktualizowany.
7. Jakie bazy danych działają na serwerze.
8. Czy użytkownicy pracują na udziałach sieciowych.
9. Czy są konta administracyjne i serwisowe.
10. Czy serwer jest objęty backupem.
11. Czy jest monitoring.
12. Co się stanie przy awarii serwera.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na systemy księgowe, ERP, sprzedażowe i magazynowe. Awaria serwera z takimi programami może zatrzymać fakturowanie, sprzedaż, magazyn lub pracę księgowości.

5. Backup i test odtwarzania

Backup to jeden z najważniejszych obszarów przy przejęciu obsługi IT. Sama informacja, że „backup jest”, nie wystarczy. Trzeba sprawdzić, co obejmuje, gdzie jest przechowywany i czy można go odtworzyć.

Do sprawdzenia:

1. Jakie dane są kopiowane.
2. Czy backup obejmuje serwer, NAS, bazy danych, pocztę i komputery.
3. Jak często wykonywana jest kopia.
4. Gdzie backup jest przechowywany.
5. Czy istnieje kopia poza firmą.
6. Czy backup jest chroniony przed ransomware.
7. Kto otrzymuje powiadomienia o błędach.
8. Kiedy ostatnio wykonano test odtwarzania.
9. Ile czasu zajmie przywrócenie pracy.
10. Czy firma ma procedurę odtwarzania danych.

Największy błąd to przejęcie obsługi bez testu backupu. Dopóki nie odtworzono pliku, bazy lub systemu testowo, nie ma pewności, że kopia rzeczywiście spełni swoje zadanie.

Więcej o kopiach zapasowych opisaliśmy w artykule Backup w firmie. Jak zabezpieczyć dane przed awarią, błędem pracownika i cyberatakiem?.

6. Microsoft 365, poczta i konta użytkowników

Poczta firmowa jest krytyczna dla większości firm. Przy przejęciu obsługi IT trzeba sprawdzić nie tylko skrzynki pocztowe, ale też licencje, konta administratorów, zabezpieczenia i domenę.

W Microsoft 365 lub innym systemie pocztowym warto sprawdzić:

1. Kto jest administratorem globalnym.
2. Czy konta administratorów mają MFA.
3. Czy zwykli użytkownicy mają MFA.
4. Czy są nieużywane konta.
5. Czy konta byłych pracowników są zablokowane.
6. Czy działają przekierowania poczty.
7. Czy są podejrzane reguły skrzynek.
8. Czy domena ma poprawne SPF, DKIM i DMARC.
9. Czy poczta jest objęta backupem.
10. Czy licencje odpowiadają realnym potrzebom.

Przejęcie poczty bez sprawdzenia zabezpieczeń może zostawić firmę z ryzykiem phishingu, przejęcia konta lub wycieku danych.

Więcej o zabezpieczeniu kont opisaliśmy w artykule MFA w firmie. Jak zabezpieczyć konta pracowników, pocztę, ERP i KSeF?.

Warto też sprawdzić konfigurację domeny pocztowej. Opisaliśmy to w artykule SPF, DKIM i DMARC. Jak zabezpieczyć firmową pocztę przed podszywaniem się pod domenę?.

7. Domeny, DNS, hosting i certyfikaty

Domena internetowa i DNS są często pomijane przy zmianie obsługi IT. To błąd. Dostęp do domeny decyduje o stronie internetowej, poczcie, rekordach bezpieczeństwa, certyfikatach i wielu usługach online.

Trzeba ustalić:

1. Kto jest właścicielem domeny.
2. Gdzie domena jest zarejestrowana.
3. Kto ma dostęp do panelu rejestratora.
4. Gdzie jest DNS.
5. Kto administruje hostingiem.
6. Czy certyfikaty SSL są odnawiane.
7. Jakie rekordy DNS są używane.
8. Czy SPF, DKIM i DMARC są poprawne.
9. Czy poprzedni dostawca ma nadal dostęp.
10. Czy dane kontaktowe przy domenie są aktualne.

Brak dostępu do domeny może w praktyce oznaczać problem z pocztą, stroną internetową, certyfikatami i usługami zewnętrznymi.

8. Sieć firmowa, router, firewall, WiFi i VPN

Sieć firmowa jest podstawą działania komputerów, serwerów, drukarek, kas fiskalnych, terminali, monitoringu i systemów sprzedażowych. Przy przejęciu obsługi trzeba sprawdzić jej konfigurację i bezpieczeństwo.

Do weryfikacji:

1. Router główny.
2. Firewall.
3. Switche.
4. Punkty dostępowe WiFi.
5. Sieć gościnna.
6. VPN.
7. Adresacja IP.
8. DHCP i DNS.
9. Przekierowania portów.
10. Reguły firewalla.
11. Hasła administracyjne.
12. Aktualizacje urządzeń.
13. Dokumentacja połączeń.
14. Dostęp zdalny do urządzeń.

Wiele problemów bierze się z tego, że sieć była rozbudowywana przypadkowo: jedno urządzenie po drugim, bez spójnego planu i dokumentacji. Przy przejęciu obsługi warto uporządkować ten obszar, szczególnie jeśli w firmie działa sprzedaż, magazyn, monitoring lub praca zdalna.

9. Komputery, laptopy i urządzenia pracowników

Przejęcie obsługi IT powinno obejmować także komputery użytkowników. To na nich pracownicy korzystają z poczty, plików, systemów ERP, bankowości, paneli administracyjnych i danych klientów.

Warto sprawdzić:

1. Liczbę komputerów i laptopów.
2. Stan sprzętu.
3. Wersję systemu Windows.
4. Aktualizacje.
5. Antywirusa lub EDR.
6. Lokalne konta administratorów.
7. Szyfrowanie dysków.
8. Zainstalowane programy.
9. Dostęp do danych firmowych.
10. Czy pracownicy używają prywatnych kont lub urządzeń.

Szczególnie ważne są urządzenia byłych pracowników oraz komputery przekazywane dalej. Jeżeli nie zostaną poprawnie przygotowane, mogą zawierać stare dane, zapisane hasła, tokeny logowania lub dostęp do poczty.

10. Systemy ERP, POS, księgowość i programy branżowe

W wielu firmach najważniejsze dane są nie tylko w plikach, ale także w systemach ERP, księgowych, magazynowych, POS i programach branżowych. Przy przejęciu obsługi IT trzeba ustalić, kto odpowiada za ich działanie i backup.

Do sprawdzenia:

1. Jakie programy są używane.
2. Gdzie znajdują się bazy danych.
3. Czy jest umowa serwisowa z producentem.
4. Kto ma konta administratora.
5. Czy użytkownicy mają właściwe uprawnienia.
6. Czy program jest aktualny.
7. Czy baza danych jest objęta backupem.
8. Czy działa integracja z drukarkami, kasami, wagami lub terminalami.
9. Czy są dokumenty licencyjne.
10. Czy system będzie wymagał zmian pod KSeF lub inne obowiązki.

IT-LOGIC wspiera między innymi rozwiązania WAPRO ERP oraz Comarch ERP Optima. W przypadku handlu, usług i gastronomii warto sprawdzić także system POS dla gastronomii, handlu i usług.

11. Bezpieczeństwo IT po przejęciu obsługi

Po przejęciu obsługi IT trzeba sprawdzić, czy firma nie ma aktywnych ryzyk, które mogą doprowadzić do incydentu.

Najważniejsze pytania:

1. Czy konta mają MFA.
2. Czy były informatyk nadal ma dostęp.
3. Czy hasła są unikalne.
4. Czy poczta jest chroniona przed phishingiem.
5. Czy backup jest odporny na ransomware.
6. Czy systemy są aktualne.
7. Czy dostęp zdalny jest kontrolowany.
8. Czy firma ma procedurę po incydencie.
9. Czy są nieużywane konta.
10. Czy pracownicy wiedzą, gdzie zgłaszać podejrzane wiadomości.

Zmiana obsługi IT to dobry moment na poprawę zabezpieczeń. Nie trzeba robić wszystkiego jednego dnia, ale trzeba ustalić priorytety i plan działań.

Więcej o zagrożeniach związanych z fałszywymi wiadomościami opisaliśmy w artykule Phishing w firmie. Jak rozpoznać fałszywe wiadomości i chronić dane przed wyłudzeniem?.

12. Procedura przejęcia obsługi IT krok po kroku

Przejęcie obsługi IT warto podzielić na etapy. Dzięki temu firma ma kontrolę nad procesem i wie, co zostało już sprawdzone.

Przykładowa procedura:

1. Spotkanie startowe i ustalenie zakresu obsługi.
2. Zebranie dostępów administracyjnych.
3. Sprawdzenie serwerów, NAS i backupu.
4. Weryfikacja Microsoft 365, poczty i domen.
5. Sprawdzenie routera, firewalla, WiFi i VPN.
6. Inwentaryzacja komputerów i urządzeń.
7. Sprawdzenie ERP, POS i programów branżowych.
8. Odbiór lub przygotowanie dokumentacji IT.
9. Weryfikacja dostępu poprzedniego informatyka.
10. Test backupu.
11. Lista ryzyk i zaleceń.
12. Ustalenie priorytetów działań.
13. Wdrożenie bieżącej obsługi zgłoszeń.
14. Monitoring krytycznych usług.

Taki proces pozwala uniknąć chaosu. Nowa obsługa IT nie powinna działać wyłącznie na podstawie domysłów.

Przejęcie obsługi IT a audyt informatyczny

Przejęcie obsługi IT i audyt informatyczny często idą ze sobą w parze. Audyt pozwala ocenić stan obecny, a przejęcie obsługi pozwala wdrożyć działania naprawcze i utrzymać porządek w dłuższym czasie.

Dobry audyt przy przejęciu obsługi powinien odpowiedzieć na pytania:

1. Co działa poprawnie?
2. Co wymaga pilnej poprawy?
3. Gdzie są największe ryzyka?
4. Czy firma ma dostęp do wszystkich usług?
5. Czy backup można odtworzyć?
6. Czy są stare konta i zbędne dostępy?
7. Czy dokumentacja jest wystarczająca?
8. Czy infrastruktura wymaga modernizacji?

Więcej o takim przeglądzie opisaliśmy w artykule Audyt IT w małej firmie. Co sprawdzić, zanim pojawi się awaria?.

Przejęcie obsługi IT a ISO/IEC 27001 i NIS2

Zmiana obsługi IT może być dobrym momentem na uporządkowanie bezpieczeństwa informacji. Dotyczy to zwłaszcza firm, które chcą lepiej kontrolować dostęp do danych, przygotować procedury bezpieczeństwa lub spełniać wymagania klientów i partnerów.

W kontekście ISO/IEC 27001 ważne są między innymi:

1. kontrola dostępu,
2. dokumentacja,
3. analiza ryzyka,
4. procedury bezpieczeństwa,
5. ciągłość działania,
6. odpowiedzialność za systemy i dane.

Więcej o tym podejściu opisaliśmy w artykule Bezpieczeństwo informacji w firmie. Dlaczego rozwijamy kompetencje w zakresie ISO/IEC 27001?.

W kontekście NIS2 istotne są również zarządzanie ryzykiem, reagowanie na incydenty, bezpieczeństwo dostawców i ciągłość działania. Praktyczne wskazówki znajdziesz w artykule NIS2 w praktyce. Co powinny sprawdzić firmy w obszarze IT?.

Najczęstsze błędy przy przejmowaniu obsługi IT

Najczęstsze błędy to:

1. Przejęcie obsługi bez pełnych dostępów.
2. Brak zmiany haseł administracyjnych.
3. Brak weryfikacji backupu.
4. Brak testu odtwarzania danych.
5. Pominięcie domeny i DNS.
6. Niesprawdzenie Microsoft 365.
7. Pozostawienie aktywnych kont poprzednich dostawców.
8. Brak dokumentacji sieci.
9. Brak listy sprzętu i usług.
10. Brak procedury zgłoszeń.
11. Brak priorytetów po przejęciu.
12. Zakładanie, że „skoro działa, to jest dobrze”.

Ostatni punkt jest szczególnie ważny. Środowisko IT może działać, ale jednocześnie mieć poważne luki: brak backupu, nieaktualne systemy, konta byłych pracowników, słabe hasła albo niekontrolowany dostęp zdalny.

Jak IT-LOGIC przejmuje obsługę IT?

IT-LOGIC pomaga firmom przejąć i uporządkować obsługę informatyczną w sposób kontrolowany. Zamiast działać na domysłach, zaczynamy od sprawdzenia obecnego stanu infrastruktury, dostępów, backupu, poczty, sieci i dokumentacji.

Możemy pomóc w takich obszarach jak:

1. Audyt IT przed przejęciem obsługi.
2. Inwentaryzacja sprzętu i usług.
3. Sprawdzenie backupu i test odtwarzania.
4. Weryfikacja Microsoft 365 i poczty.
5. Uporządkowanie kont użytkowników.
6. Zabezpieczenie dostępów administracyjnych.
7. Wdrożenie MFA.
8. Wdrożenie menedżera haseł.
9. Dokumentacja sieci i usług.
10. Konfiguracja monitoringu.
11. Obsługa serwerów Windows i Linux.
12. Administracja systemami ERP, POS i urządzeniami branżowymi.
13. Bieżąca obsługa zgłoszeń użytkowników.
14. Plan modernizacji infrastruktury.

Więcej informacji znajduje się na stronie outsourcing IT.

FAQ: przejęcie obsługi IT po poprzednim informatyku

Od czego zacząć przejęcie obsługi IT?

Najlepiej zacząć od zebrania dostępów administracyjnych, listy systemów, dokumentacji, informacji o backupie, domenach, poczcie, serwerach i sieci. Następnie warto wykonać audyt IT.

Czy trzeba zmieniać hasła po zmianie informatyka?

W wielu przypadkach tak. Szczególnie dotyczy to kont administratorów, paneli hostingowych, domen, routerów, VPN, serwerów i systemów krytycznych. Zmianę haseł trzeba wykonać w sposób kontrolowany.

Co zrobić, jeśli poprzedni informatyk nie przekazał dokumentacji?

Trzeba odtworzyć dokumentację na podstawie audytu infrastruktury: serwerów, sieci, komputerów, kont, usług, DNS, hostingu, backupu i oprogramowania. To częsta sytuacja przy zmianie obsługi IT.

Czy przejęcie obsługi IT obejmuje backup?

Tak. Backup powinien być jednym z pierwszych obszarów do sprawdzenia. Trzeba zweryfikować, co jest kopiowane, gdzie trafia kopia i czy można ją odtworzyć.

Czy trzeba sprawdzić Microsoft 365?

Tak. Należy sprawdzić administratorów, MFA, licencje, konta byłych pracowników, przekierowania poczty, reguły skrzynek, domenę i zabezpieczenia poczty.

Czy poprzedni dostawca IT powinien mieć nadal dostęp?

Tylko jeśli jest to potrzebne i formalnie uzgodnione. W przeciwnym razie dostęp powinien zostać odebrany albo ograniczony. Firma powinna wiedzieć, kto ma dostęp do jej systemów.

Czy przejęcie obsługi IT to to samo co audyt IT?

Nie, ale często te działania się łączą. Audyt pokazuje stan obecny i ryzyka, a przejęcie obsługi oznacza dalsze utrzymanie, poprawki, monitoring i wsparcie użytkowników.

Krótki słownik pojęć

Przejęcie obsługi IT
Proces przejęcia odpowiedzialności za infrastrukturę informatyczną firmy przez nową osobę lub firmę zewnętrzną.

Audyt IT
Przegląd sprzętu, systemów, kont, sieci, backupu, zabezpieczeń i dokumentacji.

MFA
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe, czyli dodatkowa ochrona logowania poza samym hasłem.

Backup
Kopia zapasowa danych, systemów lub baz, która pozwala odtworzyć pracę po awarii lub ataku.

DNS
System nazw domenowych, który wpływa między innymi na działanie strony WWW i poczty.

VPN
Bezpieczne połączenie zdalne do zasobów firmowych.

Konto administracyjne
Konto z podwyższonymi uprawnieniami do zarządzania systemem, usługą lub urządzeniem.

Outsourcing IT
Stała lub okresowa obsługa informatyczna firmy realizowana przez zewnętrzny zespół specjalistów.

Podsumowanie

Przejęcie obsługi IT po poprzednim informatyku powinno być wykonane w sposób uporządkowany. Najważniejsze jest sprawdzenie dostępów, dokumentacji, backupu, serwerów, Microsoft 365, domen, sieci, komputerów, systemów firmowych i bezpieczeństwa.

Nie wystarczy założyć, że skoro firma działa, to wszystko jest poprawnie skonfigurowane. W praktyce dopiero audyt pokazuje, czy backup można odtworzyć, czy poprzedni dostawcy nadal mają dostęp, czy poczta jest zabezpieczona, czy domena jest pod kontrolą firmy i czy dokumentacja pozwala szybko reagować na awarie.

Zmiana obsługi IT to dobry moment, żeby uporządkować hasła, konta, dostęp zdalny, backup, licencje, sprzęt, procedury i monitoring. Dzięki temu firma może ograniczyć ryzyko przestojów, utraty danych i problemów z bezpieczeństwem.

Przejmujemy obsługę IT w uporządkowany sposób

Chcesz zmienić obsługę IT, ale nie wiesz, od czego zacząć?

IT-LOGIC pomaga firmom bezpiecznie przejmować obsługę informatyczną po poprzednim informatyku lub dostawcy. Sprawdzamy dostępy, backup, Microsoft 365, serwery, sieć, domeny, dokumentację i bezpieczeństwo.

Sprawdź naszą ofertę outsourcing IT lub skontaktuj się z IT-LOGIC: 22 786 75 15.