Kasy Fiskalne
Awaria kasy fiskalnej potrafi sparaliżować sprzedaż w najmniej odpowiednim momencie. W praktyce problem nie dotyczy tylko samego urządzenia, ale całego procesu obsługi klienta. Jeżeli kasa przestaje działać, przedsiębiorca musi jednocześnie zadbać o naprawę sprzętu, prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży i bezpieczeństwo organizacyjne firmy. Właśnie dlatego przy kasie fiskalnej liczy się nie tylko szybka reakcja, ale też właściwa kolejność działań.
Najważniejsze informacje w skrócie
Jeżeli kasa fiskalna przestaje działać i nie pozwala prawidłowo rejestrować sprzedaży, nie należy kontynuować sprzedaży na tym urządzeniu. Jeżeli firma ma kasę rezerwową, może przejść na drugą kasę i dalej obsługiwać klientów. Jeżeli kasy rezerwowej nie ma, sprzedaż wymagająca ewidencji powinna zostać wstrzymana do czasu usunięcia awarii. Sprzedaży, która powinna być zaewidencjonowana, nie można po prostu „nabijać później”, a klient powinien otrzymać paragon w momencie sprzedaży.
Najpierw sprawdź, czy to rzeczywiście awaria
Nie każdy problem z kasą oznacza poważną usterkę. Czasami przyczyną jest brak papieru, problem z zasilaniem, chwilowy błąd systemu, utrata połączenia albo nieprawidłowy komunikat, który nie wymaga od razu interwencji serwisu. Dlatego na początku warto spokojnie sprawdzić podstawowe elementy i upewnić się, czy kasa rzeczywiście nie może prawidłowo zarejestrować sprzedaży. Dopiero wtedy można ocenić, czy mówimy o drobnym problemie technicznym, czy o sytuacji, która realnie blokuje dalszą pracę.
Czy można dalej sprzedawać
To najważniejsze pytanie z punktu widzenia przedsiębiorcy. Jeżeli sprzedaż na rzecz osób prywatnych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, a urządzenie nie działa prawidłowo, nie można prowadzić dalszej sprzedaży na niesprawnej kasie. W praktyce są wtedy tylko dwa wyjścia. Albo przechodzisz na kasę rezerwową, albo wstrzymujesz sprzedaż wymagającą ewidencji do czasu usunięcia awarii. Ministerstwo Finansów przypomina, że sprzedaż objęta obowiązkiem ewidencji ma być rejestrowana przy użyciu kasy, a nabywca powinien otrzymać paragon podczas dokonywania sprzedaży.
Co zrobić krok po kroku
Najbezpieczniej działać według prostego schematu. Najpierw zatrzymujesz sprzedaż na uszkodzonej kasie. Następnie sprawdzasz podstawowe przyczyny problemu, takie jak zasilanie, papier, komunikaty błędów i połączenie. Jeżeli kasa nadal nie pozwala prawidłowo rejestrować sprzedaży, przechodzisz na kasę rezerwową, jeśli ją posiadasz. Równolegle kontaktujesz się z autoryzowanym serwisem i zapisujesz moment wystąpienia awarii, aby zachować porządek organizacyjny i dokumentacyjny. Taki sposób działania jest najbezpieczniejszy zarówno operacyjnie, jak i podatkowo.
Kasa rezerwowa może uratować ciągłość sprzedaży
Kasa rezerwowa nie jest obowiązkowa w każdej firmie, ale w wielu działalnościach okazuje się bardzo rozsądnym zabezpieczeniem. Dotyczy to szczególnie sklepów, gastronomii, punktów usługowych i działalności mobilnych, gdzie nawet krótki przestój oznacza realną stratę. Jeżeli firma ma drugą kasę przygotowaną do pracy, awaria jednego urządzenia nie musi zatrzymywać obsługi klientów. Jeżeli jej nie ma, sprzedaż wymagająca ewidencji po prostu staje się niemożliwa do czasu naprawy.
Nie próbuj zastępować paragonu innym dokumentem
To jeden z najczęstszych błędów po awarii. Jeżeli transakcja powinna zostać zaewidencjonowana na kasie, klient musi otrzymać paragon fiskalny w chwili sprzedaży. Nie można zastąpić go ręczną notatką, zwykłym potwierdzeniem ani pomysłem, że sprzedaż zostanie wpisana do kasy później. Takie działanie nie rozwiązuje problemu ewidencji, a może go tylko pogłębić. Oficjalne informacje MF wprost wskazują obowiązek wystawienia i wydania paragonu podczas dokonywania sprzedaży.
Kiedy trzeba wezwać serwis
Jeżeli problem nie kończy się na prostych czynnościach technicznych i kasa nadal nie działa prawidłowo, trzeba skontaktować się z uprawnionym serwisem. W przypadku urządzeń fiskalnych nie warto działać samodzielnie, bo może to prowadzić do dalszych usterek albo problemów z prawidłowym użytkowaniem kasy. W praktyce serwis jest właściwą ścieżką postępowania wszędzie tam, gdzie urządzenie nie pozwala normalnie prowadzić ewidencji sprzedaży lub pojawiają się poważniejsze problemy techniczne.
Co z raportem dobowym i dokumentacją
Awaria kasy nie zwalnia z porządku w dokumentacji. Przedsiębiorca nadal powinien pamiętać o raportach fiskalnych i przechowywaniu dokumentów kasowych. MF wskazuje m.in. obowiązek wystawiania raportu dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz raportu miesięcznego po zakończeniu miesiąca. Dlatego po awarii warto jasno ustalić, od którego momentu kasa przestała działać prawidłowo, aby później łatwiej uporządkować dokumentację i uniknąć chaosu.
Problem z internetem to nie zawsze to samo co awaria kasy
W przypadku kas online część przedsiębiorców od razu zakłada, że chwilowy problem z połączeniem oznacza całkowity zakaz pracy. To nie zawsze wygląda tak samo. MF wskazuje, że podatnik ma obowiązek zapewnić połączenie między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, ale trzeba odróżnić czasowe problemy komunikacyjne od sytuacji, w której kasa nie może prawidłowo rejestrować sprzedaży. Najważniejsze pytanie brzmi więc nie tylko „czy jest internet”, ale przede wszystkim „czy kasa działa prawidłowo jako urządzenie ewidencyjne”.
Jak przygotować się na taką sytuację wcześniej
Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie się na awarię jeszcze zanim się wydarzy. W praktyce warto mieć zapisany numer do serwisu, pilnować obowiązkowych przeglądów technicznych, dbać o porządek w dokumentach kasowych i rozważyć zakup kasy rezerwowej, jeśli przestój sprzedaży byłby kosztowny. Dla wielu firm to nie jest dodatkowy wydatek, ale realne zabezpieczenie ciągłości działania. MF przypomina również o obowiązku zgłaszania kas do przeglądów technicznych, jeśli dane urządzenie tego wymaga.
Najczęstsze błędy po awarii kasy fiskalnej
Najczęściej problemy nie wynikają z samej usterki, ale z reakcji przedsiębiorcy. Błędem jest dalsza sprzedaż mimo braku możliwości wystawienia paragonu. Błędem jest odkładanie kontaktu z serwisem. Błędem jest również brak jakiegokolwiek planu awaryjnego w firmie, która codziennie obsługuje klientów detalicznych. W praktyce to właśnie te zaniedbania prowadzą do największych komplikacji, a nie sama awaria urządzenia.
Najważniejsze informacje
Jeżeli kasa fiskalna przestaje działać, nie należy kontynuować sprzedaży na niesprawnym urządzeniu. Najpierw trzeba ustalić przyczynę problemu, potem przejść na kasę rezerwową albo wstrzymać sprzedaż wymagającą ewidencji, a następnie skontaktować się z autoryzowanym serwisem. Kluczowe znaczenie ma to, że sprzedaż objęta obowiązkiem ewidencji musi być prowadzona na sprawnej kasie, a klient powinien otrzymać paragon podczas sprzedaży.
Masz problem z kasą fiskalną lub potrzebujesz wsparcia
Jeżeli Twoja kasa fiskalna przestała działać albo chcesz zabezpieczyć się na przyszłość i uniknąć przestojów w sprzedaży, warto skonsultować sytuację z serwisem.
Możesz skontaktować się z nami telefonicznie i szybko sprawdzić, jakie masz możliwości oraz jak rozwiązać problem:
📞 506 960 020
Zajmujemy się sprzedażą, serwisem i wdrożeniem kas fiskalnych, dlatego możemy pomóc zarówno w nagłych sytuacjach, jak i przy wyborze odpowiedniego rozwiązania na przyszłość.
👉 Sprawdź szczegóły oferty kas fiskalnych:
https://it-logic.pl/oferta/sprzedaz-i-serwis-kas-fiskalnych/
